L'évènement hybride, l'évènement du futur



L’hybridation

La situation sanitaire est à la fois un sérieux obstacle pour les évènements d’entreprise, mais aussi une opportunité pour les dirigeants, les agences d’évènements et les prestataires d’inventer des nouveaux formats.

Les circonstances ont transformé les caractéristiques de cette discipline, mais les participants ont aussi de nouvelles attentes et préférences.

Ils veulent vivre des expériences faisant appel à leur intelligence émotionnelle et relationnelle. Ils ne souhaitent plus être passifs. Ils apprécient les possibilités d’interactions, de participation active, d’échanges latéraux et de reconnaissance de leurs « soft skills ».

Le « digital » offre ces possibilités, grâce à une gamme d’outils interactifs, permettant de dynamiser et captiver l’auditoire. Mais la formule optimale est « l’hybridation » avec les avantages du présentiel et du distanciel.



Les avantages de l’hybridation

  • Maximiser le nombre de participants avec une faible incidence sur les coûts,

  • Assurer la sécurité et respecter les mesures sanitaires,

  • Des économies, grâce à une réduction significative des frais de location et budgets de transport des collaborateurs,

  • Limiter l’empreinte carbone de l’évènement,

  • Offrir des « expériences » innovantes, surprenantes pour le fond et la forme,

  • Fondre 2 évènements en un.



Les conditions de la réussite

  1. Créer un programme qui différentie les interventions pour garantir l’engagement des 2 audiences (présentielle et distancielle).

  2. Privilégier le « bottom up » au « top down » La formule « hybride » ne tolère pas les longs discours moralisateurs, les powerpoints, les injonctions. Le public a besoin de « vie », d’émotions aussi bien sur scène qu’à distance. Il apprécie la spontanéité des échanges, le naturel, la simplicité du langage, l’humour et la possibilité d’interroger les intervenants. Les participants deviennent créateurs de contenus.

  3. Le format « hybride » garantira un haut niveau d’engagement s’il offre la possibilité d’échanger, de communiquer avec d’autres participants et de s’approprier les contenus dans l’action.

  4. Offrir des activités de Team building dans le cadre de « virgules récréatives » pour garantir un haut niveau de convivialité, normalement offerte au cours d’évènements présentiels.

  5. Concevoir un véritable « écosystème » permettant la fusion de 2 formats : le physique et le virtuel. Il se concrétisera par un itinéraire « ergonomique », mélangeant les caractéristiques des 2 formats, rigoureux et pertinents pour chacune des parties prenantes.

  6. Choisir un lieu non « conventionnel » offrant une expérience originale pour les participants présents physiquement. Il doit aussi pouvoir accueillir une installation technique pour communiquer efficacement avec le public à distance.

  7. Accorder une importance exceptionnelle au rôle du « Master of Ceremony ». Il doit donner un ton léger, un rythme rapide et démontrer de l’empathie, voire de la complicité, aussi bien avec l’audience qu’avec les intervenants.

  8. Planifier au minimum 2 répétitions afin d’obtenir une grande fluidité, une cohérence et uniformité des interventions.

  9. Capitaliser sur une identité visuelle attractive pour immerger les participants (en présentiel et distanciel) dans un univers visuel commun. L’unité visuelle de tous les supports et canaux de communication digitaux aura une forte influence « émotionnelle » et développera la fierté d’appartenance du groupe.

  10. Renforcer les moyens de l’event planner et son équipe. Il doit pouvoir compter sur un accompagnement solide et une assistance avant et pendant l’évènement dont la complexité d’exécution est supérieure à un évènement présentiel.



Une priorité : Optimiser l’expérience participant

  1. La consigne pour les intervenants sera de générer un engagement constant des 2 audiences grâce à des occasions d’interactions directes (traditionnelles) où l’utilisation et l’utilisation des outils numériques.

  2. Accompagner les intervenants pour garantir leur appropriation des outils interactifs, favoriser des transitions fluides et créer une impression d’ensemble harmonieux.

  3. Conseiller les orateurs et animateurs sur le fond pour favoriser la compréhension et appropriation de messages par les 2 audiences. Mais aussi sur la forme (soigner la posture, le contact visuel, le ton, l’énergie positive).

  4. Choisir un maître de cérémonie capable de rythmer l’événement, engager l’auditoire créer un climat fait d’empathie et de simplicité. Il doit aussi savoir créer un lien entre les 2 audiences grâce aux supports digitaux.

  5. Favoriser les échanges conviviaux entre les participants dans le cadre d’ateliers. Savoir exploiter l’application évènementielle pour fluidifier l’expérience participant (Q and A, Levez la main, Social Walls, Teamlogo, Quizz, Aventures etc.).

  6. Garantir un haut niveau de mémorisation grâce à des stimulations « émotionnelles » et générer des réactions sincères et authentiques de la part des intervenants et des membres de l’audience.



Conclusion

Nous sommes au début d’une nouvelle ère dans la communication évènementielle. C’est une formidable occasion de créer, expérimenter, transformer l’ « expérience » des participants. Mais aussi de rapprocher les collaborateurs de leurs équipes dirigeantes grâce à la technologie et à une grande diversité de formats.

L’événement hybride permet l’accession à la vision, le déterminisme collectif, l’engagement naturel des dirigeants et des collaborateurs. C’est l’occasion de rapprocher les « acteurs » de la performance de l’entreprise et développer une nouvelle culture managériale et un leadership partagé.



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